Modèles d'un Compte Individuel de Charges ....
Si nous avions souvent pu aborder le sujet du Compte Individuel de Charges, nous plaçons à votre disposition des documents devant vous permettre de mieux en comprendre l'utilité mais aussi la nécessité.
Copropriétaire de l'appartement N°133 de la Résidence Ryad al Hamd mais également ancien Président du 1er Syndic du Ryad Al Hamd, j'ai pris l'initiative de composer des documents servant de modèles.
Ils reprennent mes élements personnels concernant l'état de mes charges pour la période allant du premier Syndic en octobre 2008 à ce jour.
Les chiffres portés sur ces documents sont ceux qui figurent dans les divers procès verbaux des Assemblées Générales et pour lesquels un Quitus à toujours été donné aux Bureaux qui les ont présentés. Ils ne peuvent de facto être remis en cause.
Le premier Modèle est : APPEL DE FONDS - PROVISIONS SUR CHARGES
Téléchargement : https://docs.google.com/file/d/0B5F02uJ54eFcc09zWjZPTWNHaW8/edit?usp=sharing
Il est le relevé de compte individuel de chaque copropriétaire identifié selon l'immeuble, l'appartement, l'étage.
Il indique le système de réparttion des Charges générales soit 1/104ème dans la mesure où les charges globales sont réparties à l'identique sur les 104 copropriétaires.
La zone Relevé de compte indique le Report du solde précédent et en débit l'appel provisionnel pour le trimestre considéré ainsi qu'en Crédit le ou les montants versés par le copropriétaire. L'ensemble des opérations (Report, Débit, Crédit) détermine alors le Solde exact du coproporiétaire.
La zone RépartItion du Budget prévisionnel annuel indique le montant total des charges estimées pour l'année et suivant la répartition au 1/104ème la quote-part annuelle mais également déclinée par trimestre.
Le second Modèle est : DECOMPTE DE CHARGES INDIVIDUEL
Téléchargement : https://docs.google.com/file/d/0B5F02uJ54eFcc09zWjZPTWNHaW8/edit?usp=sharing
C'est un modèle intermédiaire puisque celui-ci reprend l'ensemble des versements des appels provisionnels depuis octobre 2008 à ce jour mais également l'ensemble des charges réelles et constatées pour la même période.
La zone Réparttion du budget prévisionnel annuel reprend avec exactitude les charges annuelles de 2008 à ce jour avec indication de la quote-part copropriétaire.
Le total des charges cpropriétaires allant de 2008 à ce jour forme donc la position débitrice globale et en quote-part de chaque copropriétaire.
Ce montant est a rapprocher des versements Provisionnels enregistrés pour déterminer avec exactitude la position individuelle Créditrice ou Débitrice de chaque copropriétaire.
Le troisième Modèle est : DECOMPTE DE CHARGES INDIVIDUEL
Téléchargement : https://docs.google.com/file/d/0B5F02uJ54eFcc09zWjZPTWNHaW8/edit?usp=sharing
Il donne l'exemple de ce que devrait être le décompte de charges annuel et individuel de chaque copropriétaire.
La zone Relevé de compte Individuel de charges pour la période du 01/06/2012 au 31/05/2013 reprend tous les montants par postes de dépenses tels qu'ils ont été remis par le Syndic au 31/05/2013 avec le montant total des dépenses à répartir et le montant de la quote-part copropriétaire.
La zone Votre situation de compte fait valoir les différentes opérations (Débit, Crédit) pour dépertimer avec exactitude la position de chaque copropriétaire au regard de ses charges.
Le nouveau Syndic ferait alors bien de s'inspirer de cette logique comptable avant de prétendre que des copropriétaires sont débiteurs et pourraient être poursuivis pour cela.
Il devra également prendre la décision d'arrêter les comptes par année civile et non plus de date d'élection en date d'élection des Bureaux qui ne cessent de changer.
Le nouveau syndic devra donc considérer les comptes du 1er Janvier au 31 décembre de l'année d'exercice comptable.
Ce n'est donc qu'en appliquant une règle comptable simple faisant apparaitre les Charges réelles constatées et les versements provisionnels versés par les copropriétaires que le Syndic connaitra exactement la position individuelle de chaque copropriétaire.
Cela l'aidera aussi à pouvoir fournir un budget prévisionnel pour l'année N+1 et ainsi déterminer au plus juste le montant des appels prévisionnels de l'année N+1.
Concernant les dépenses pouvant s'engager au titre de grands travaux (Exemple : Ravalement), il devra les soumettre à l'Assemblée Générale, seul organe décisionnel en la matière. Après validation sous les conditions de majorités requises, il pourra faire des appels prévisionnels exceptionels en répartisant les montants supplémentaires selon un calendrier retenu.
Pour information : Selon tous les chiffres en notre possession et non remis en cause, un copropriétaire à jour de tous les appels prévisionnels depuis octobre 2008 disposait au 31 mai 2013 d'un Crédit de 1.790,02 dirhams.
Le Syndic n'a pas vocation à s'instituer comme Caisse dEpargne de nos fonds exédentaires mais aussi de les bloquer. Tout copropriétaire à le droit de jouir librement de son argent dans la mesure ou il acquitte normalement le montant des charges effectivement constatées.
C'est en adoptant une fois pour toute le principe d'un Compte Individuel de Charges Annuel que le Syndic assumera avec efficacité le rôle que nous lui confions.